Optimizar sus procesos y reducir costos en entidades financieras migrando a la nube

Una importante entidad financiera en Paraguay buscaba una solución integral para estandarizar y optimizar procesos, de modo que sus empleados, en 45 sucursales de todo el país, accedieran a sistemas de gestión interna más simples, veloces y eficientes. La migración a la nube, con Office 365, SharePoint y Skype Empresarial, les permitió reducir sus costos en un 20%.

Se identificó, además, que cada vez que un empleado solicitaba autorización para tomar vacaciones, tenía que descargar un archivo pdf, cargar sus datos a mano, editar el documento y entregarlo al departamento de Recursos Humanos. Todas las solicitudes eran luego archivadas y nunca más revisadas. Este proceso, que a simple vista resulta relativamente sencillo, al trasladarse a más de 600 empleados, implicaba una enorme pérdida de tiempo, espacio físico y contaminación al medio ambiente por la cantidad de desperdicios de papel.

Hace aproximadamente un año, la institución financiera de Paraguay puso en marcha una profunda transformación tecnológica para simplificar y sacar mayor provecho de su infraestructura de TI. Para solicitar vacaciones, los empleados ahora solo tienen que ingresar al SharePoint institucional y hacer un clic, para que su información y solicitud sean automáticamente entregadas a los responsables de RRHH. Todo, sin ningún papel ni documentos replicados. Este es solo un ejemplo de cómo la migración a la nube de Microsoft seguirá simplificando y optimizando cada vez más los procesos internos.

Además, la compañía se constituyó formalmente como una de las financieras más jóvenes de Paraguay. En ese contexto, consideraron que era el momento de incorporar herramientas para la gestión interna de tareas, a fin de desarrollar procesos ágiles, escalables y medibles.

La entidad contaba con múltiples servicios y parches, diversas licencias y gestiones duplicadas, lo que no les permitía aprovechar plenamente las ventajas de cada una y generaba costos innecesarios; esto, según directivos de la empresa, los hizo pensar en la necesidad de una solución integral para simplificar también el contacto con los clientes internos y brindarles una mejor experiencia.

La nube de Microsoft se posicionó como una oportunidad de estandarización y ahorro de costos. La compañía adquirió licencias para Office 365; llevaron todas las cuentas de mail a Exchange Online, que también se convirtió en su portal empresarial, e incorporaron Skype Empresarial para realizar conferencias internas y evitar costos de traslados.

La implementación de estas herramientas permitió reducir en un 50% los costos de diferentes servicios, hizo la compañía mucho más amigable con el planeta y la cantidad de fallas bajó un 20%, lo cual implica que el personal de mantenimiento puede enfocar su tiempo y energía en la gestión de backups, redes y sistemas. Según expresó el gerente de TI de la entidad, cambiaron la vida de todos sus empleados y clientes implicados en cada proceso.