¿En qué consiste?
En Softline tenemos una cultura de honestidad y franqueza. Si eres testigo o sospechas de alguna conducta incorrecta o poco ética en el trabajo, notifícalo. Tus comentarios pueden evitar que se produzcan conductas indebidas que puedan dañar la reputación o el rendimiento de Softline, e incluso pueden evitar que algunas personas sufran daño.
Softline valora sinceramente la ayuda de los empleados y de terceros que actúan en nombre de Softline y que identifican y denuncian posibles problemas que deben abordarse. Se anima a dar la voz. No sufrirás por plantear preocupaciones de buena fe, y no toleraremos ninguna forma de represalia contra ti por hablar.
Hablar y dar la voz es revelar información que se relaciona con sospechas de malas acciones, conductas poco éticas o peligros relacionados con el trabajo o el negocio de Softline. El objetivo de esta política es garantizar que los empleados o cualquier tercero que actúe en nombre de Softline puedan plantear sus preocupaciones sobre cualquier sospecha de conducta incorrecta o poco ética sin temor a represalias.
¿A quién se aplica?
Se aplica a todos los empleados de Softline que trabajen en cualquier nivel de la organización y en cualquier país del mundo, así como a todos los terceros que actúen en nombre de Softline, incluidos los proveedores, los subcontratados, los asesores, los trabajadores de agencias, los contratistas y otras empresas.
¿Qué tipo de cosas hay que notificar?
Debe informar de cualquier posible incumplimiento del código de ética y conformidad corporativa o de cualquier otra política de la empresa Softline o de la ley. Hay muchos ejemplos de actividades potenciales que pueden estar relacionadas con sospechas de infracciones o peligros relacionados con el trabajo y que pueden incluir
- Fraude
- Sobornos
- Violación de los derechos humanos
- Discriminación o acoso
- Violación de las leyes y normas de competencia
- Blanqueo de dinero o violaciones de las leyes de sanción y de las normas de exportación
- Mantenimiento inadecuado de registros financieros o no financieros
- Conflictos de intereses
- Problemas medioambientales, de salud y de seguridad
- Uso inadecuado de los recursos de la empresa
- Uso de información privilegiada
- Divulgación de información confidencial
- Infracción de las normas de protección de datos
- Violación de cualquiera de nuestras (otras) políticas
- Represalias contra cualquier persona por hablar de buena fe.
No utilice esta política :
- Para informar de sucesos que supongan una amenaza inmediata para la vida o la propiedad. Si necesita ayuda de emergencia, póngase en contacto con las autoridades locales o llame al teléfono de emergencias de su país.
- Para cualquier reclamación relacionada con sus condiciones de empleo.
- Para resolver disputas personales o legales.
- Para hacer acusaciones que antemano son falsas. Hacerlo puede dar lugar a medidas disciplinarias.
Si está pensando en denunciar un asunto, es su responsabilidad asegurarse de que cualquier denuncia se hace de buena fe y de que tiene motivos para creer que la acusación es cierta. Cuando denuncies un asunto, te animamos a que proporciones toda la información posible, incluidos los nombres, las fechas, los lugares y los detalles de los hechos ocurridos.
¿Cómo plantear una queja?
Opción 1: Informar a su superior directo
Si le preocupa una conducta incorrecta o poco ética, le animamos a que se lo comunique a su superior directo en primer lugar. Si no se siente cómodo planteando sus preocupaciones a su superior directo, debe utilizar uno de los métodos de notificación alternativos que se indican a continuación.
Opción 2: Hablar con el director de conformidad global o con el socio comercial de conformidad regional
Si su superior directo no puede resolver el problema o si no se siente cómodo comunicando el asunto a su superior directo, puede ponerse en contacto con el director de conformidad global de Softline o con el socio comercial de conformidad regional correspondiente, quienes tratarán el asunto con absoluta confidencialidad. También puede enviar un correo electrónico a Speakup@Softline.com.
Opción 3: Utilizar el servicio confidencial "Speakup” (Da la voz)
Puede haber circunstancias en las que los empleados se sientan incapaces o muy incómodos de comunicar una preocupación internamente. Este servicio confidencial le permite denunciar un problema por teléfono (gratuito), por Internet o por correo electrónico. El servicio telefónico y web está gestionado por una organización externa e independiente que está disponible las 24 horas del día y los 365 días del año.
Confidencialidad y anonimato de los empleados
Si usted denuncia una infracción o un comportamiento poco ético, el asunto se tratará de forma confidencial y sus datos no se revelarán a menos que exista una obligación legal de hacerlo. Softline tiene la obligación legal de proteger sus intereses y su posición y nos aseguraremos de que cualquier persona que plantee una preocupación honesta de buena fe sea apoyada y protegida. Puede denunciar un asunto de forma anónima, pero le animamos a que lo haga de forma oficial. Si no sabemos quién es usted cuando se denuncia un asunto, no podemos garantizar su posterior protección de la confidencialidad al tratarlo.
¿Qué debe hacer si nota alguna represalia?
Si observa alguna represalia contra usted o contra cualquier otra persona por plantear o haber planteado de buena fe una sospecha de infracción o comportamiento poco ético, notifiquelo a través de uno de nuestros canales de Speak Up ( Da la voz). Una denuncia de represalias contra un informante se trata como cualquier otra denuncia de Speak Up y se sigue el mismo procedimiento.
¿Qué ocurre después?
Softline se toma en serio todas las denuncias de posibles infracciones o comportamientos poco éticos. Si envías una denuncia, recibirás un acuse de recibo en un plazo de 5 a 7 días laborables, con una estimación del tiempo que llevará gestionar y evaluar tu preocupación. Su denuncia se someterá a una revisión inicial y, si es necesario, se investigará adecuadamente. La investigación puede implicar a otras personas de la empresa y a equipos como los de seguridad, RRHH y jurídicos, pero sus datos no se
facilitarán a quienes investigan el asunto a menos que sea absolutamente necesario. Por término medio, el asunto se cerrará en un plazo de 1 a 3 meses. Se le informará de los resultados generales, es decir, si hemos establecido o no que se ha producido una infracción o un comportamiento poco ético. Tenga en cuenta que no podremos darle todos los detalles del resultado de un caso (o de las medidas adoptadas al respecto) por razones de confidencialidad, privacidad y derechos legales de todos los implicados.
Gestión de las denuncias
Si usted es un jefe de línea que recibe una denuncia de infracción o comportamiento poco ético, debe mantener la absoluta confidencialidad entre usted y la persona que hace la denuncia. No se ponga en contacto con el sujeto de la denuncia ni intente resolver el asunto por Ud mismo. Documente todos los hechos disponibles: persona(s) implicada(s), detalles del problema, pruebas, fechas, etc. A continuación, debe actuar de inmediato para ponerse en contacto con el director global de conformidad o con el socio comercial regional de conformidad correspondiente para tratar el asunto con mayor profundidad.
¿Qué se espera de usted en relación con las investigaciones?
Si se ve involucrado en una investigación, debe cooperar y responder a todas las preguntas de forma completa y honesta. Mentir a las personas que realizan la investigación, así como retrasar, interferir o negarse a cooperar con una investigación puede dar lugar a medidas disciplinarias. Todas las partes implicadas, incluido el acusado, tienen derecho a la confidencialidad para evitar daños innecesarios a su reputación. Por lo tanto, si participa en una investigación o se entera de ella, debe mantener la confidencialidad del asunto.
Medidas apropiadas
Si su inquietud es fundada (es decir, si realmente se ha producido una infracción), se tomarán las medidas apropiadas cuando sea necesario, de acuerdo con las políticas aplicables y la ley.
¿Cómo puede un proveedor informar de una preocupación?
Softline necesita la participación de los proveedores para que hablen en caso de que encuentren o sospechen de una conducta inapropiada por parte de algún empleado de Softline, sin importar su nivel, en cualquier área de negocio de Softline. Todos los asuntos denunciados serán tratados con absoluta confidencialidad y los datos del proveedor no serán revelados a menos que exista una obligación legal de hacerlo o que un asunto pueda ser denunciado de forma anónima. Se comunicará al proveedor el resultado de cualquier investigación sobre el asunto de forma confidencial, a menos que exista una
razón legal por la que Softline no pueda compartirlo. Si el proveedor no está satisfecho con este enfoque, Softline le instará a ponerse en contacto directamente con el director de conformidad global de Softline o con el director ejecutivo.
¿Qué otros documentos debo conocer?
- Código de ética y conformidad corporativa
- Política contra el soborno y la corrupción
- Política de reclamaciones
- Código de conducta para proveedores
Historial de revisiones
| Número de edición |
Número de versión |
Fecha de emisión |
Resumen de los cambios |
| 1 |
1.0 |
Junio2021 |
Documento inicial |
| 2 |
2.0 |
Julio2021 |
Documento final |
S.V. Chernovolenko,
Director general de Softline
Anexo: Protección de datos personales
Este anexo
El servicio de notificaciones Speak Up (Da la voz) es una forma mediante cual los empleados, el personal contratado y las partes externas informen de una sospecha de infracción por parte de una empresa, empleado o personal contratado de Softline, que infrinja el código de ética corporativa y conformidad y/o sus políticas.
Este anexo explica cómo Softline recopila, utiliza y comparte los datos personales para los fines de Speak Up. Esto incluye cualquier dato personal relacionado con la persona que hace una denuncia, así como los datos personales de aquellos individuos contra los que se ha hecho una denuncia o aquellos que han sido identificados como poseedores de información sobre la denuncia.
Para una orientación más general sobre cómo Softline maneja sus datos personales, consulte el procedimiento de privacidad de los datos de los empleados. Las llamadas y los informes en línea al Servicio Speak Up son recibidos en nombre de Softline por un proveedor independiente. Softline ha tomado las medidas organizativas y contractuales necesarias para garantizar que todos los datos personales recogidos por el proveedor independiente estén adecuadamente protegidos y sean procesados únicamente para los fines autorizados del servicio de notificacion Speak Up.
Información general:
Softline es el responsable del tratamiento de datos del Servicio Speak Up, que opera en su nombre y en el de sus empresas operativas dentro de Softline. Dependiendo de la ubicación del denunciante, del lugar en el que supuestamente ha tenido lugar el suceso y de la naturaleza de la(s) acusación(es), se pedirá a un investigador apropiado que lleve a cabo la investigación.
Datos personales
El tipo de datos personales que Softline conserva como parte del proceso Speak Up puede incluir
- Su nombre y datos de contacto (si decide no denunciar de forma anónima);
- El nombre y el cargo de la(s) persona(s) mencionadas en su reporte;
- Una descripción de cualquier conducta cuestionable, incluyendo todos los detalles relevantes;
- Cualquier pregunta que Ud pueda tener.
Aunque Softline y el proveedor independiente que gestiona el servicio Speak Up no lo buscan activamente, los datos personales sensibles, tal y como se definen en la normativa de privacidad, podrían incluirse en el informe final de Speak Up.
Cuando proporcione su nombre y datos personales de contacto, su identidad será estrictamente confidencial y no se revelará a la persona o personas a las que se refiera el informe, a menos que usted dé su consentimiento. Las únicas excepciones son cuando Softline esté legalmente obligada a revelar su identidad para proteger o defender nuestros derechos o los derechos de empleados, clientes, proveedores o socios comerciales, o cuando Softline haya determinado que las acusaciones eran maliciosas y se hicieron de mala fe.
Los informes de Speak Up pueden ser recogidos por cualquier medio de procesamiento de datos, ya sea electrónico o no. Tenga en cuenta que los datos personales se tratarán en todos los casos de forma separada de otros sistemas de información o archivos de los empleados.
Finalidad del tratamiento de datos
Softline podrá tratar sus datos personales para los siguientes propositos:
- Para administrar el Servicio Speak Up y evaluar y hacer un seguimiento de las presentaciones al Servicio Speak Up.
- Para investigar presuntas infracciones.
- Para tomar cualquier acción de seguimiento necesaria tras la finalización de una investigación.
- Para crear informes anónimos para la dirección de Softline.
Base legal
Softline sólo procesará sus datos personales de forma compatible con el propósito para el que fueron recogidos. En la medida en que sea necesario para dichos fines, Softline tomará las medidas razonables para asegurarse de que los datos personales sean precisos, completos y, por lo demás, fiables con respecto a su uso previsto.
Con respecto a un proceso de Speak Up, Softline utilizará sus datos personales de acuerdo con el procedimiento de privacidad de datos de los empleados, que se refiere a la finalidad de "la utilización de los datos personales de los empleados para actividades tales como las que implican la protección de los intereses de Softline y sus empleados y para proteger los intereses de Softline y los activos de los empleados". Softline se basa en los intereses legítimos como base legal para la recogida y uso de sus datos personales.
Sus datos personales pueden ser conservados y utilizados para gestionar el proceso de Speak Up mientras trabaje para nosotros, en el momento en que finalice su empleo y durante algún tiempo después de que lo haya dejado.
Divulgación
Los datos personales recogidos para los fines mencionados anteriormente serán compartidos con el proveedor independiente que administra el Servicio Speak Up en nombre y bajo la dirección y el control de Softline.
También podemos permitir el acceso a su información personal a terceros: expertos seleccionados, como contables forenses, abogados o consultores externos, con el fin de llevar a cabo investigaciones internas en relación con la (presunta) violación de nuestro código de ética y conformidad corporativa y/o sus políticas. Cuando Softline comparte información personal con estos terceros, Softline exige que sólo utilicen dicha información personal en la medida necesaria para prestarnos servicios de investigación y de forma coherente con el procedimiento de privacidad de los datos de los empleados y la legislación aplicable.
Además, los datos personales recogidos para los fines de Speak Up sólo se revelarán a cualquier otra parte si Softline tiene la obligación de revelar o compartir sus datos personales para cumplir con cualquier obligación legal o cuando sea necesario para denunciar delitos.
Traspaso a través de las fronteras
Si es necesario transferir sus datos fuera del espacio económico europeo o de su territorio nacional, Softline establecerá las salvaguardias adecuadas de acuerdo con los requisitos legales aplicables para garantizar que sus datos reciban una protección equivalente a la proporcionada por la normativa de protección de datos aplicable en sus jurisdicciones nacionales o en el espacio económico europeo. Estas salvaguardias apropiadas podrían ser una decisión adecuada o cláusulas contractuales estándar.
Conservación de datos
Los informes de Speak Up que se consideren infundados se eliminarán lo antes posible, incluidos todos los datos personales de estos informes o relacionados con ellos. Los datos personales relativos a los informes sobre reclamaciones fundamentadas se conservarán únicamente durante el periodo necesario para cumplir con los fines de Speak Up, en la medida en que sea razonablemente necesario para cumplir con un requisito legal aplicable, o según sea aconsejable a la luz de un estatuto de limitaciones aplicable.
El registro de cualquier medida disciplinaria contra un empleado resultante de una denuncia presentada en virtud de las disposiciones de la política "Speak Up" se realizará de conformidad con los procedimientos internos que Softline mantiene en relación con los registros de personal.
“Eliminar" significa la destrucción de los datos personales o la adaptación de los datos personales de manera que ya no sea posible la identificación del denunciante y de la persona implicada.
Sus derechos
Cualquier empleado puede, en todo momento, preguntar al director general de conformidad si se ha presentado o no una denuncia contra él. En caso afirmativo, se le proporcionará un resumen por escrito de los datos personales disponibles sobre él/ella, a menos que esto dificulte gravemente la investigación. Si los datos personales resultan ser inexactos o incompletos, la persona implicada puede solicitar que se rectifiquen o completen. En circunstancias específicas, un empleado puede solicitar la
supresión de los datos personales que le conciernen o solicitar la restricción del tratamiento de los datos personales que le conciernen.
Cualquier empleado tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control. La lista de autoridades nacionales puede encontrarse aquí: https://pdpecho.com/the-list/
Datos de contacto
Si tiene alguna otra pregunta, si desea ejercer alguno de los derechos anteriores o si tiene una queja sobre nuestra gestión de sus datos personales en relación con el procedimiento Speak Up, envíe un correo electrónico a speakup@Softline.com, o póngase en contacto con nuestro responsable de protección de datos del Grupo en dpo@softline.com.
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